Gérer une boîte électronique pour une association

Pour permettre à l'association de bien communiquer, il est utile d'avoir une adresse électronique de contact. Pour que cette adresse soit liée à l'association, il faut éviter d'utiliser une adresse personnelle. Il faut donc créer une adresse dont l'intitulé fera référence à l'association; en cas de passage de flambeau, c'est plus pratique. Il est aussi conseillé d'imprimer et de verser aux archives de l'association toutes les infos (identifiants/mots de passe etc.) à propos de la boîte électronique de l'association, afin de faciliter une reprise par de nouvelles personnes.

Il existe une multitude de site gratuit d'hébergement d'adresse, nous donnons ici un exemple avec gmail. Une fois l'adresse créée (ce processus n'est pas expliqué ici), il s'agit de gérer le transfert des courriel vers les adresses personnels de membres de l'association concernés.

Ajouter une adresse de transfert (gmail):

• Se connecter à la boîte électronique de l'association
• Aller dans le menu: Paramètres : Paramètres : Transfert et POP/IMAP : Adresse de transfert
• Ajouter l'adresse personnel du membre à laquelle les messages doivent être transférés
• Cliquer pour envoyer un code de confirmation à l'adresse électronique renseignée.
• Se connecter à la boîte électronique personnelle de destination (celle qu'on vient de renseigner)
• Ouvrez le message de confirmation envoyé depuis la boîte électronique de l'association
• Copier le code
• Retourner sur la boîte gmail de l’association coller le code dans le champs à côté de l’adresse qui vient d'être renseignée.
• Retournez sur la boîte électronique de l’adresse de transfert et cliquer aussi sur le lien d’acceptation. L’adresse de transfert est normalement active
• tous les messages envoyés sur la boîte de l'association seront retransférés à toutes les adresses renseignées de cette manière.

=> Désormais, tous les messages envoyés sur la boîte de l'association seront retransférés à toutes les adresses renseignées de cette manière.

 Retirer une adresse de transfert:

• Se connecter à la boîte électronique de l'association
• Aller dans le menu: Paramètres : Paramètres : Transfert et POP/IMAP : Adresse de transfert
• Se connecter à la boîte électronique de l'association: Paramètres : Paramètres : Transfert et POP/IMAP : Adresse de transfert
• Cliquer sur l'adresse active à supprimer et faite glisser le menu déroulant sur "supprimer"

Pour changer le numéro de téléphone de récupération, l’adresse électronique de récupération ou le mot de passe :

• Se connecter à la boîte électronique de l'association
• Aller dans le menu: Paramètres : Paramètres : Comptes et importation
• À la fin du paragraphe, il y a 3 champs modifiables
• [suite de la procédure non détaillée]
• /!\ La modification de l'adresse de récupération et du numéro de téléphone de récupération nécessitent l'accès à l'ancienne boîte de récupération et à l'ancien numéro de téléphone de récupération. Pensez à effectuer ces changements tant que vous avez les anciens responsables sous la main